Réconciliation d'une ronde
Une fois la ronde est terminée, Ventrata permet aux caissiers de commencer le rapprochement des quarts, en s'assurant que le montant en espèces, en carte et en bons qui ont été apportés correspond aux ventes que le vendeur a réalisées via les applications. Ceux-ci peuvent différer en raison d'erreurs de la part des vendeurs, de la perte d'argent, etc.
Le caissier est un utilisateur ayant accès à l'outil de gestion des équipes dans le backend Ventrata, et sa responsabilité est de vérifier ce que les vendeurs remettent et ce qui manque (ou en excès). Il s'agit d'un processus d'encaissement dans lequel le contrôleur du vendeur (ou le caissier) doit s'assurer que ce qui a été signalé par le vendeur est bien dans ses tiroirs-caisses.
Ventrata a également la figure de l'approbateur, dans les petites opérations, il pourrait même être le même rôle que le caissier, mais dans les grandes opérations, ce sera quelqu'un des services de comptabilité / rapprochement.
Processus de réconciliation
Avec une ronde terminée, une fois que le caissier a appuyé sur le bouton de rapprochement, le caissier s'est automatiquement assigné comme caissier (bien qu'il puisse être modifié ultérieurement par l'approbateur). Ils peuvent commencer à réconcilier ce que le vendeur a apporté (ou laissé dans le tiroir-caisse).
Sur le résumé de l'équipe, le caissier verra deux sections principales:
Sales – Ventes: sur le côté gauche du résumé de l'équipe
Transactions and reconciliation – Transactions et rapprochement: sur le côté droit du résumé du quart de travail
Section Ventes
La section Ventes est l'endroit où vous trouverez toutes les interactions que le vendeur a faites avec le client, les ventes, les échanges de bons, les échanges de tickets OTA / connectés et même les scans. Chacune de ces sections est délimitée par un encadré avec une ventilation des bookings concernés. Sur chacun des titres de ces boîtes, vous verrez qu'elles ont une couleur de texte BLEUE indiquant que vous pouvez appuyer sur le lien et un nouvel onglet apparaîtra avec les bookings.
Les ventes sont sur le côté gauche, où vous pouvez voir les sous-boîtes de:
SALES – VENTES: transactions en espèces / carte effectuées par le vendeur
VOUCHERS – BONS: Bons papier échangés (non connectés)
UPGRADES – MISES À NIVEAU: Tickets surclassés (le vendeur doit remettre les tickets originaux)
CANCELLATIONS – ANNULATIONS: Tickets / commandes annulés par le vendeur
EXTRAS – EXTRAS: Extras vendus par le vendeur
PURCHASES – ACHATS: Articles vendus au détail par le vendeur
REDEMPTIONS – REDEMPTIONS: Tickets OTA / Web et tous les fournisseurs connectés qui sont échangés
SCANS – SCANS: Scans faits pour monter sur l'attraction
PRINT ERRORS – ERREURS D'IMPRESSION: combien de fois il y a eu une erreur lors de l'impression des tickets
Transactions et rapprochement
Transactions
Si plus d'une devise / Dénomination est autorisée au point de vente, plus d'une boîte apparaîtra (chacune avec sa propre devise). Les transactions sont enregistrées à Ventarta en tant que:
CREDIT/DEBIT CARD – CARTE DE CRÉDIT / DÉBIT: Toutes les transactions actuelles de la carte
CASH: espèces en coupures
OTHER – AUTRES: Virement bancaire / transactions par chèque (utile pour les caissiers des magasins)
TOTAL: La somme totale de chacun (ventes et remboursements) et le total absolu
Vous vous demandez peut-être à quoi sert la colonne +/-. C'est pour les ajustements que le caissier pourra ajouter pour ces incohérences.
Sous cette section se trouve la section du rôle vendeur / caissier / superviseur. Le vendeur fait la vente, le caissier fait le rapprochement et le superviseur approuve ou rejette la ronde.
Ajustements de transaction
Le montant total des transactions CASH / CREDIT / DEBIT CARD / OTHER peut ne pas refléter ce qui lui a été initialement donné (par exemple, le vendeur peut confondre CASH pour OTHER et apporter plus d'argent). Dans de telles situations, le caissier a la possibilité de corriger cela et d'ajouter ou de soustraire la quantité dans la transaction donnée. Le caissier devra donner une raison à cela (par exemple, le vendeur a rendu au client 1,5 USD de petite caisse supplémentaire par erreur), puis enregistrer l'ajustement
Déclaration des espèces
La section suivante est la déclaration des espèces (Cash declaration). Comme pour les transactions, vous en obtiendrez une par devise autorisée, il peut donc y en avoir plusieurs. Le caissier devra recompter les tickets et les pièces dans les coupures livrées par le vendeur. La section des pièces est le champ de la petite caisse, mais le reste des coupures de valeur n'acceptera qu'un nombre entier.
Une fois que les dénominations ont été saisies, appuyer sur SAVE CHANGES comptera l'argent et augmentera les différences par rapport à ce qui est déclaré dans la ronde. Si la somme est supérieure ou inférieure, le caissier devra ajouter des ajustements de transaction afin de terminer le rapprochement
L'argent déclaré en vertu de la déclaration vous montrera quand vous êtes en dessous ou au-dessus, et où enquêter (comme cliquer sur CASH dans la section Transaction et jeter un œil aux transactions en espèces que le vendeur a effectuées.
Statut de rapprochement
Vous pouvez voir l'état de rapprochement ci-dessous, qui indique si un type particulier de ventes (ESPÈCES, CARTES, BONS, AUTRES) est rapproché ou non.
Vous ne pouvez pas approuver une ronde (Approve Shift) tant que la réconciliation n'est pas terminée. Si vous ne parvenez pas à terminer la réconciliation, la seule option est de rejeter la ronde (Reject Shift).
Dans les deux cas, vous pouvez annuler et refuser la ronde plus tard, si nécessaire.
Le caissier est un utilisateur ayant accès à l'outil de gestion des équipes dans le backend Ventrata, et sa responsabilité est de vérifier ce que les vendeurs remettent et ce qui manque (ou en excès). Il s'agit d'un processus d'encaissement dans lequel le contrôleur du vendeur (ou le caissier) doit s'assurer que ce qui a été signalé par le vendeur est bien dans ses tiroirs-caisses.
Ventrata a également la figure de l'approbateur, dans les petites opérations, il pourrait même être le même rôle que le caissier, mais dans les grandes opérations, ce sera quelqu'un des services de comptabilité / rapprochement.
Processus de réconciliation
Avec une ronde terminée, une fois que le caissier a appuyé sur le bouton de rapprochement, le caissier s'est automatiquement assigné comme caissier (bien qu'il puisse être modifié ultérieurement par l'approbateur). Ils peuvent commencer à réconcilier ce que le vendeur a apporté (ou laissé dans le tiroir-caisse).
Sur le résumé de l'équipe, le caissier verra deux sections principales:
Sales – Ventes: sur le côté gauche du résumé de l'équipe
Transactions and reconciliation – Transactions et rapprochement: sur le côté droit du résumé du quart de travail
Section Ventes
La section Ventes est l'endroit où vous trouverez toutes les interactions que le vendeur a faites avec le client, les ventes, les échanges de bons, les échanges de tickets OTA / connectés et même les scans. Chacune de ces sections est délimitée par un encadré avec une ventilation des bookings concernés. Sur chacun des titres de ces boîtes, vous verrez qu'elles ont une couleur de texte BLEUE indiquant que vous pouvez appuyer sur le lien et un nouvel onglet apparaîtra avec les bookings.
Les ventes sont sur le côté gauche, où vous pouvez voir les sous-boîtes de:
SALES – VENTES: transactions en espèces / carte effectuées par le vendeur
VOUCHERS – BONS: Bons papier échangés (non connectés)
UPGRADES – MISES À NIVEAU: Tickets surclassés (le vendeur doit remettre les tickets originaux)
CANCELLATIONS – ANNULATIONS: Tickets / commandes annulés par le vendeur
EXTRAS – EXTRAS: Extras vendus par le vendeur
PURCHASES – ACHATS: Articles vendus au détail par le vendeur
REDEMPTIONS – REDEMPTIONS: Tickets OTA / Web et tous les fournisseurs connectés qui sont échangés
SCANS – SCANS: Scans faits pour monter sur l'attraction
PRINT ERRORS – ERREURS D'IMPRESSION: combien de fois il y a eu une erreur lors de l'impression des tickets
Transactions et rapprochement
Transactions
Si plus d'une devise / Dénomination est autorisée au point de vente, plus d'une boîte apparaîtra (chacune avec sa propre devise). Les transactions sont enregistrées à Ventarta en tant que:
CREDIT/DEBIT CARD – CARTE DE CRÉDIT / DÉBIT: Toutes les transactions actuelles de la carte
CASH: espèces en coupures
OTHER – AUTRES: Virement bancaire / transactions par chèque (utile pour les caissiers des magasins)
TOTAL: La somme totale de chacun (ventes et remboursements) et le total absolu
Vous vous demandez peut-être à quoi sert la colonne +/-. C'est pour les ajustements que le caissier pourra ajouter pour ces incohérences.
Sous cette section se trouve la section du rôle vendeur / caissier / superviseur. Le vendeur fait la vente, le caissier fait le rapprochement et le superviseur approuve ou rejette la ronde.
Ajustements de transaction
Le montant total des transactions CASH / CREDIT / DEBIT CARD / OTHER peut ne pas refléter ce qui lui a été initialement donné (par exemple, le vendeur peut confondre CASH pour OTHER et apporter plus d'argent). Dans de telles situations, le caissier a la possibilité de corriger cela et d'ajouter ou de soustraire la quantité dans la transaction donnée. Le caissier devra donner une raison à cela (par exemple, le vendeur a rendu au client 1,5 USD de petite caisse supplémentaire par erreur), puis enregistrer l'ajustement
Déclaration des espèces
La section suivante est la déclaration des espèces (Cash declaration). Comme pour les transactions, vous en obtiendrez une par devise autorisée, il peut donc y en avoir plusieurs. Le caissier devra recompter les tickets et les pièces dans les coupures livrées par le vendeur. La section des pièces est le champ de la petite caisse, mais le reste des coupures de valeur n'acceptera qu'un nombre entier.
Une fois que les dénominations ont été saisies, appuyer sur SAVE CHANGES comptera l'argent et augmentera les différences par rapport à ce qui est déclaré dans la ronde. Si la somme est supérieure ou inférieure, le caissier devra ajouter des ajustements de transaction afin de terminer le rapprochement
L'argent déclaré en vertu de la déclaration vous montrera quand vous êtes en dessous ou au-dessus, et où enquêter (comme cliquer sur CASH dans la section Transaction et jeter un œil aux transactions en espèces que le vendeur a effectuées.
Statut de rapprochement
Vous pouvez voir l'état de rapprochement ci-dessous, qui indique si un type particulier de ventes (ESPÈCES, CARTES, BONS, AUTRES) est rapproché ou non.
Vous ne pouvez pas approuver une ronde (Approve Shift) tant que la réconciliation n'est pas terminée. Si vous ne parvenez pas à terminer la réconciliation, la seule option est de rejeter la ronde (Reject Shift).
Dans les deux cas, vous pouvez annuler et refuser la ronde plus tard, si nécessaire.
Mis à jour le : 20/04/2021
Merci !